クラウド型のペーパーレス会議が印刷代のコストダウンにつながる

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複写時間を減らすペーパーレス会議

最初はコスト削減を目的に拡がったクラウド型ペーパーレス会議も、情報共有化、紛失防止をはじめとした目的の他にも、「書く」という時間を省く電子化が進んでいます。電子化のメリットは、紙やコピーといった物理的な消耗品コストの削減に目を向けがちですが、実は意思疎通による文字化の時間削減に大きなメリットがあるのです。
クラウド型ペーパーレス会議を行う上では、前もって資料を作成し、データの共有化を行い会議に臨むという場面を想像しますが、その他にもホワイトボードを使うアイデア出し会議も今はペーパーレスとなりつつあります。今まではホワイトボードに書いた内容をそれぞれ会議の出席者が手書きで、ノートや手帳に書き写していましたが、今はホワイトボードに描かれた内容をそのまま電子化できる機器も販売されています。ホワイトボードに書いたアイデアや内容は筆記者のみが記入すれば、それと全く同じ内容が電子化され会議に参加しているメンバーすべての端末に同じものがデータとして保存されていくのです。端末や規格さえ同じものであれば、たとえホワイトボードが見えない大会議場であったとしても、リアルタイムで手元の端末で確認することも可能になった背景にはクラウド型ペーパーレス会議の恩恵といっても過言ではありません。
当然、企画に参加するのは自社以外の場合とは限らず、他社に内容をいちいち配布することも必要なくなり、打ち合わせの効率化も図れるメリットもあるのです。

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