クラウド型のペーパーレス会議が印刷代のコストダウンにつながる

SITEMAP

仕事中

紙の資料と比較したペーパーレス会議

クラウドを利用したペーパーレス会議は、従来の会議と比較しても多大な恩恵をもたらす新しいスタイルです。しかし、導入までに準備が必要なことや、上層部がなかなか理解を示さないことで導入が遅れている企業も少なからずあります。そこで、クラウド型のペーパーレス会議が従来の会議と比べてどう優れているのかを紹介します。
紙の資料に比べて読みづらいのでは、と思われるかもしれませんが、実は全くの逆です。タブレットなら注目した個所を拡大できますし、紙のように無理やり文字を詰め込まなくてもよくなります。結果、小さい文字が読みづらく説明しにくい、という状況を回避できるのです。また、効果的な図を配置しやすい、というメリットも大きいでしょう。グラフなども添付すれば、より一層会議が効率的に進行するはずです。そして何より、資料の訂正や修正がより簡単になります。随時情報が更新される現代では、資料作成後に訂正の利くこのクラウド型のペーパーレス会議が役立つのです。この点も、ペーパーレス会議ならではのメリットといえるでしょう。
紙の資料と比べても、このようなメリットが見受けられるのです。最新鋭のテクノロジーに抵抗感を抱く方もいますが、活用しない手はありません。労力の効率化など、様々な利点をもたらすのです。

ペーパーレス会議のススメ

昨今、地球への負担を軽減するためにクラウド型ペーパーレス会議は当たり前になっています。以前は会議といえば事前に人数分の資料をプリントしたものですが、近年は共有画面もしくは個人端末で情報が共有出来るようになっており、クラウド型ペーパーレス会議は容易に行なうことが出来ます。削減されるコストを考えれば、単純に紙やインクを使わなくて済むのでその分の経費削減が挙げられ、人件費の面では資料印刷にかかっていた時間が抑えられるという点が大きなメリットではないでしょうか。
クラウド型ペーパーレス会議では、会議の直前まで資料の修正が可能なため、最新の情報を取り込むことや、直前の緊急の資料の差し替えが容易に行えます。また、会議を進めながら外部サイトから情報を取得しながら、内容を更新するということも可能になります。資料作成に使うツールですが、普段使用しているテキストエディタで資料を作成することだけでも十分です。さらにパワーポイントを使えば、見栄えの良い資料の作成や、OneNoteを使えば情報共有しながら会議を進めることが容易です。情報をタイムリーに共有することが出来れば、出席者の間でのお互いの認識の行き違いを少なく出来ます。
以上に挙げたメリットから、私はペーパーレスでの会議をおススメします。

社内サーバーを利用したペーパーレス会議

紙資源の削減を進めることが出来る「クラウド型ペーパーレス会議」。中小企業レベルでもクラウド型のペーパーレス会議を独自の手法で導入し、効率を上げることが出来ます。社内のデータ保存に社内サーバーを利用している企業は多くなっていると思います。大量のデータが保管出来る他、全社共通ファイルを用意することで、誰もが閲覧出来るデータを保管することが出来るものです。
個人が利用するパソコンを全てノートパソコンとすることで、パソコンを持って社内の何処でも作業が出来る環境を整える企業が増えていますが、ハード面とソフト面となる社内サーバー環境があれば、簡単にクラウド型のペーパーレス会議議となる状況が作れます。社内サーバーの全社共通ファイル内に「会議資料」のファイルを用意し、作成した会議資料を日付や会議名で保管しておくことで、会議の際には紙の資料ではなく、皆が持ち込んだノートパソコンから社内サーバー内のデータを閲覧することで、会議を進行していくことが可能です。議事録は、PDEデータ保存が可能なホワイトボードを利用することで、サーバー内に「議事録ファイル」を作成し保管しておけば、いつでも閲覧が可能になります。
セキュリティーの関係上、会議出席者以外の閲覧を制限する為のパスワードを設定しておくことで、会議資料の流出を防止することも可能です。新たな費用を掛けずとも、今ある社内サーバーなどの環境を活用することで「クラウド型ペーパーレス会議」は可能になります。


紙媒体を使った会議はもう時代遅れです。社会のトップ企業はどこもぺーパーレス会議としてのクラウドサービスを取り入れています。仕事が一気に効率化されるので、企業の発展に大きく影響を及ぼすものとなっています。時代に乗り遅れないようにいますぐクラウド型のペーパーレス会議を取り入れていってください。

TOP